Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời đúng quy định

Giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là cách gọi phổ biến dành cho những thủ tục pháp lý cần hoàn thành trước khi triển khai chương trình. Trên thực tế, không có một loại giấy phép áp dụng chung cho mọi sự kiện. Tùy nội dung biểu diễn, quảng cáo, họp báo, triển lãm và địa điểm sử dụng, ban tổ chức có thể phải xin chấp thuận, gửi thông báo hoặc chuẩn bị nhiều hồ sơ chuyên ngành khác nhau.

Giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Giấy phép là căn cứ để cơ quan hoặc tổ chức triển khai những hoạt động thuộc diện phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Việc hoàn thiện thủ tục còn giúp xác định trách nhiệm của đơn vị tổ chức đối với nội dung, địa điểm, an ninh và an toàn của chương trình.

Tuy nhiên, pháp luật hiện không quy định một bộ hồ sơ và thủ tục chung cho tất cả sự kiện. Đây cũng là điểm được phân tích trong bài viết về giấy phép sự kiện của LuatVietnam.

Tùy từng trường hợp, cụm từ giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời có thể được người tổ chức sử dụng để chỉ:

• Văn bản chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật
• Giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh
• Thông báo họp báo
• Thông báo hoạt động biểu diễn
• Văn bản đồng ý sử dụng địa điểm
• Thủ tục sử dụng tạm thời không gian công cộng
• Thông báo đối với đoàn người thực hiện quảng cáo

Ban tổ chức cần phân biệt giữa xin chấp thuận và gửi thông báo. Với thủ tục chấp thuận, chương trình chỉ được triển khai sau khi cơ quan có thẩm quyền đồng ý. Với thủ tục thông báo, đơn vị tổ chức gửi thông tin theo thời hạn và biểu mẫu quy định, đồng thời tự chịu trách nhiệm về nội dung.

Tổ chức sự kiện ngoài trời có bắt buộc xin phép không?

Không phải mọi chương trình ngoài trời đều cần cùng một loại giấy phép. Yêu cầu pháp lý phụ thuộc vào chủ thể tổ chức, mục đích, nội dung, địa điểm và những hoạt động cụ thể diễn ra trong chương trình.

Một bữa tiệc nội bộ được tổ chức tại địa điểm hợp pháp, không bán vé, không sử dụng không gian công cộng và không có nội dung thuộc diện phải xin chấp thuận có thể không cần một giấy phép sự kiện riêng. Tuy nhiên, đơn vị tổ chức vẫn phải tuân thủ hợp đồng địa điểm, quy định về tiếng ồn, an toàn điện, thực phẩm, phòng cháy và bản quyền.

Ban tổ chức cần kiểm tra kỹ giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời nếu chương trình có một trong những yếu tố sau:

• Biểu diễn nghệ thuật
• Triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh
• Họp báo
• Hoạt động quảng cáo
• Đoàn người thực hiện quảng cáo
• Bán vé
• Nghệ sĩ hoặc tổ chức nước ngoài tham gia
• Sử dụng công viên, quảng trường hoặc di tích
• Chiếm dụng tạm thời lòng đường, vỉa hè
• Pháo hoa hoặc hiệu ứng có nguy cơ cháy
• Hoạt động ảnh hưởng đến giao thông và trật tự công cộng

Thay vì chỉ đặt câu hỏi “sự kiện có cần xin phép không”, doanh nghiệp nên tách từng hoạt động trong kịch bản để xác định đúng thủ tục.

Thủ tục đối với sự kiện có biểu diễn nghệ thuật

Hoạt động biểu diễn nghệ thuật được điều chỉnh bởi Nghị định 144/2020/NĐ-CP. Tùy mục đích và hình thức tổ chức, chương trình có thể thuộc diện thông báo hoặc phải đề nghị cấp văn bản chấp thuận.

Trường hợp thực hiện thông báo

Một số hoạt động biểu diễn phục vụ nhiệm vụ chính trị, phục vụ nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc diễn ra tại cơ sở kinh doanh dịch vụ du lịch, vui chơi, giải trí, nhà hàng và không bán vé thuộc nhóm thực hiện thông báo.

Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân phải gửi văn bản thông báo theo mẫu tới cơ quan tiếp nhận ít nhất năm ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức. Ban tổ chức không nên mặc định mọi tiết mục văn nghệ trong Year End Party đều áp dụng giống nhau mà cần đối chiếu đúng chủ thể, mục đích và địa điểm.

Trường hợp cần văn bản chấp thuận

Những hình thức biểu diễn không thuộc nhóm thông báo có thể phải làm thủ tục đề nghị tổ chức biểu diễn nghệ thuật. Hồ sơ cơ bản gồm:

• Văn bản đề nghị theo Mẫu số 02
• Kịch bản chương trình
• Danh mục tác phẩm
• Thông tin tác giả
• Người chịu trách nhiệm chính về nội dung
• Bản dịch tiếng Việt đối với tác phẩm nước ngoài theo yêu cầu

Hồ sơ được gửi trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến tới cơ quan có thẩm quyền ít nhất bảy ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận thông báo yêu cầu hoàn thiện trong ba ngày làm việc kể từ ngày nhận. Khi hồ sơ đầy đủ, thời hạn xem xét và cấp văn bản chấp thuận là năm ngày làm việc.

Doanh nghiệp đang tìm hiểu giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời có biểu diễn cần kiểm tra thủ tục đang được công bố tại địa phương. Không nên chỉ dựa vào tên gọi của chương trình để kết luận có phải xin chấp thuận hay không.

(Nguồn đối chiếu: Nghị định 144/2020/NĐ-CP)

Thủ tục tổ chức triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh

Nếu chương trình có khu vực trưng bày tác phẩm nhiếp ảnh theo hình thức triển lãm, ban tổ chức cần kiểm tra Nghị định 72/2016/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 89/2023/NĐ-CP.

Không nên đánh đồng một vài hình ảnh trang trí sân khấu với triển lãm nhiếp ảnh chuyên biệt. Việc xác định dựa trên mục đích, cách trưng bày và nội dung chương trình.

Hồ sơ xin phép triển lãm có thể gồm:

• Đơn đề nghị theo mẫu
• Danh sách tác phẩm bằng tiếng Việt
• Tên tác phẩm và tác giả
• Thông tin về chất liệu, kích thước và số lượng
• Bản ảnh hoặc tệp ảnh theo hình thức nộp
• Văn bản đồng ý của chủ địa điểm nếu tổ chức ngoài nhà triển lãm
• Tài liệu về quyền sử dụng hình ảnh trong trường hợp đặc thù

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch xử lý những triển lãm thuộc phạm vi thẩm quyền trung ương như triển lãm đại diện quốc gia, quy mô toàn quốc, nhiều tỉnh hoặc có yếu tố quốc tế theo quy định. Cơ quan chuyên môn về văn hóa cấp tỉnh giải quyết những trường hợp còn lại thuộc phạm vi địa phương.

Theo nội dung được LuatVietnam tổng hợp, cơ quan có thẩm quyền phản hồi việc tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn quy định và cấp giấy phép trong bảy ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối, cơ quan giải quyết phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

(Nguồn đối chiếu: Nghị định 72/2016/NĐ-CP, Nghị định 89/2023/NĐ-CP và văn bản hợp nhất về hoạt động nhiếp ảnh)

Thủ tục đối với sự kiện họp báo

Mời phóng viên đến đưa tin không đồng nghĩa với tổ chức họp báo. Họp báo thường có mục đích công bố thông tin, người chủ trì, nội dung và thời gian trao đổi với báo chí được xác định rõ.

Theo Điều 41 Luật Báo chí năm 2016, thông báo họp báo cần nêu:

• Mục đích
• Thời gian
• Địa điểm
• Nội dung
• Người chủ trì
• Thông tin của tổ chức hoặc cá nhân thực hiện

Thông báo phải được gửi tới cơ quan quản lý nhà nước về báo chí theo thẩm quyền chậm nhất 24 giờ trước thời điểm dự kiến họp báo. Nếu cơ quan có thẩm quyền không có văn bản trả lời trong thời hạn luật định, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện theo quy định tại Điều 41.

Do cơ cấu cơ quan nhà nước có thể thay đổi, bài viết không ghi cứng tên một cơ quan trung ương từ các hướng dẫn cũ. Ban tổ chức cần kiểm tra thủ tục hiện hành trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa tại thời điểm nộp.

Khi chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời có nội dung họp báo, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất chương trình. Thủ tục này là thông báo họp báo, không nên gọi thành giấy phép nếu quy định áp dụng không sử dụng tên gọi đó.

(Nguồn đối chiếu: Luật Báo chí năm 2016)

Thủ tục liên quan đến quảng cáo

Sự kiện giới thiệu sản phẩm hoặc thương hiệu phải tuân thủ Luật Quảng cáo. Nội dung quảng cáo trên sân khấu cần bảo đảm mỹ quan, không che khuất tầm nhìn và không vi phạm quy định đối với sản phẩm được quảng bá.

Thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm, trang thiết bị y tế và những sản phẩm thuộc ngành hàng có điều kiện có thể cần thêm tài liệu chuyên ngành. Doanh nghiệp phải kiểm tra hồ sơ trước khi phê duyệt nội dung backdrop, video hoặc gian hàng.

Nếu tổ chức đoàn người từ ba người trở lên mặc trang phục hoặc mang vật phẩm thể hiện sản phẩm quảng cáo tại một địa điểm hoặc di chuyển trên đường, đơn vị thực hiện phải gửi thông báo tới cơ quan có thẩm quyền tại địa phương chậm nhất 15 ngày trước khi tiến hành.

Thông báo cần thể hiện nội dung, hình thức quảng cáo, số người tham gia, thời gian và lộ trình. Đoàn người quảng cáo phải bảo đảm trật tự và an toàn giao thông.

(Nguồn tham khảo: Luật Quảng cáo năm 2012)

Thủ tục sử dụng không gian công cộng

Sự kiện tại công viên, quảng trường, di tích hoặc khu vực do cơ quan nhà nước quản lý thường cần văn bản đồng ý của đơn vị có thẩm quyền. Mỗi địa điểm có thể áp dụng quy chế riêng về loại hình chương trình, khu vực được sử dụng, thời gian và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng.

Nếu sân khấu, cổng chào, bãi đỗ xe hoặc khu vực khách ảnh hưởng đến lòng đường và vỉa hè, ban tổ chức phải kiểm tra thủ tục sử dụng tạm thời. Phương án có thể cần thể hiện hàng rào, lối đi dành cho người đi bộ, khu vực đỗ xe và phân luồng giao thông.

Hợp đồng thuê mặt bằng thương mại không thay thế văn bản chấp thuận sử dụng tài sản hoặc không gian công cộng nếu pháp luật yêu cầu. Đây là một nội dung cần kiểm tra riêng khi chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời.

Những yêu cầu an toàn cần hoàn thiện

Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn

Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025. Ban tổ chức cần chuẩn bị lối thoát, thiết bị chữa cháy, nguồn điện an toàn, nhân sự hướng dẫn và phương án xử lý tình huống.

Không nên gọi mọi phương án an toàn là một giấy phép riêng. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc quy mô, địa điểm, kết cấu và hoạt động của chương trình.

(Nguồn tham khảo: Luật số 55/2024/QH15)

An ninh và kiểm soát người tham dự

Chương trình đông người cần có phương án cổng vào, hàng rào, bảo vệ, kiểm soát thư mời và xử lý tình huống. Lối thoát không được bị sân khấu, bàn ghế hoặc vật trang trí che khuất.

An toàn thực phẩm

Đơn vị tổ chức cần kiểm tra hồ sơ của nhà cung cấp, nguồn nguyên liệu, điều kiện bảo quản, nước sạch và thời gian phục vụ. Nếu có nhiều gian hàng, hợp đồng phải xác định trách nhiệm của từng đơn vị.

Tiếng ồn và môi trường

Ban tổ chức cần làm rõ giờ kết thúc, giới hạn âm lượng, khu vực thu gom rác và trách nhiệm phục hồi mặt bằng. Chương trình gần khu dân cư phải đặc biệt chú ý đến thời gian sử dụng hệ thống âm thanh.

Bản quyền tác phẩm

Âm nhạc, video, hình ảnh và các tác phẩm được trình chiếu hoặc biểu diễn có thể liên quan đến quyền tác giả, quyền liên quan. Đơn vị tổ chức cần xác định quyền sử dụng trước khi đưa vào kịch bản.

Pháo hoa và hiệu ứng sân khấu

Không tự ý sử dụng pháo hoa, lửa, khói hoặc hiệu ứng có nguy cơ cháy. Chỉ triển khai sau khi đã xác định điều kiện pháp lý, biện pháp an toàn và đơn vị thực hiện phù hợp.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời thường gồm gì?

Thành phần hồ sơ thay đổi theo từng thủ tục, nhưng doanh nghiệp nên chuẩn bị một bộ tài liệu nội bộ gồm:

• Thông tin pháp nhân của đơn vị tổ chức
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục
• Văn bản đề nghị hoặc thông báo đúng mẫu
• Đề án tổ chức
• Kịch bản chương trình
• Danh sách tiết mục, tác phẩm và nghệ sĩ
• Hợp đồng hoặc văn bản đồng ý của địa điểm
• Sơ đồ bố trí mặt bằng
• Phương án an ninh, phòng cháy và y tế
• Maket quảng cáo
• Hồ sơ của đơn vị cung cấp thực phẩm
• Tài liệu chuyên ngành theo nội dung chương trình

Thông tin về tên chương trình, ngày, giờ, địa điểm và đơn vị tổ chức phải thống nhất trên toàn bộ hồ sơ. Nếu các tài liệu không trùng khớp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Xây dựng ý tưởng sơ bộ

Doanh nghiệp cần xác định loại hình, quy mô, ngày dự kiến, địa điểm và các hoạt động chính. Không cần hoàn thiện toàn bộ thiết kế nhưng phải đủ thông tin để phân loại thủ tục.

Phân loại nội dung pháp lý

Tách riêng biểu diễn, triển lãm, họp báo, quảng cáo, thực phẩm, giao thông và hiệu ứng đặc biệt. Mỗi nội dung có thể liên quan đến một cơ quan hoặc biểu mẫu khác nhau.

Làm việc với địa điểm

Lấy văn bản đồng ý, sơ đồ và thông tin về thời gian thi công, nguồn điện, âm thanh cùng quy định vận hành. Nếu địa điểm thuộc khu vực công cộng, cần xác định đơn vị có thẩm quyền cho phép sử dụng.

Xác định cơ quan tiếp nhận

Kiểm tra thủ tục trên Cổng Dịch vụ công hoặc tại bộ phận một cửa. Cần sử dụng thông tin đang có hiệu lực thay vì sao chép tên cơ quan từ những tài liệu cũ.

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Sử dụng đúng biểu mẫu, ký đúng thẩm quyền và nộp đủ tài liệu. Tùy thủ tục, hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.

Ban tổ chức nên chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời sớm hơn thời hạn tối thiểu. Khoảng thời gian bổ sung sẽ hữu ích nếu hồ sơ cần chỉnh sửa.

Theo dõi kết quả

Lưu phiếu tiếp nhận, mã hồ sơ và thông tin người phụ trách. Khi có yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần phản hồi đúng thời hạn.

Kiểm tra trước ngày tổ chức

Đối chiếu chương trình thực tế với nội dung đã thông báo hoặc được chấp thuận. Nếu thay đổi địa điểm, thời gian, nghệ sĩ hoặc tác phẩm, cần kiểm tra thủ tục điều chỉnh.

Timeline chuẩn bị hồ sơ tham khảo

Trước chương trình khoảng 30–60 ngày, doanh nghiệp nên chọn địa điểm, xây dựng ý tưởng và xác định những thủ tục có thể phát sinh.

Trước khoảng 15–30 ngày, cần hoàn thiện hợp đồng địa điểm, đề án, kịch bản, sơ đồ và phương án an toàn. Nếu có đoàn người quảng cáo, lưu ý mốc thông báo chậm nhất 15 ngày.

Hồ sơ đề nghị chấp thuận biểu diễn nghệ thuật phải được gửi ít nhất bảy ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức. Hoạt động biểu diễn thuộc nhóm thông báo thường có mốc ít nhất năm ngày làm việc.

Thông báo họp báo phải gửi trước ít nhất 24 giờ. Đây là thời hạn tối thiểu, không phải thời điểm lý tưởng để bắt đầu chuẩn bị.

Những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ

Lỗi phổ biến nhất là cho rằng mọi sự kiện dùng chung một mẫu. Biểu diễn nghệ thuật, triển lãm ảnh và họp báo có thành phần hồ sơ cùng cơ quan tiếp nhận khác nhau.

Một số đơn vị gọi mọi thủ tục là xin giấy phép, dẫn đến chuẩn bị sai biểu mẫu. Trên thực tế, chương trình có thể chỉ phải thông báo hoặc xin văn bản đồng ý sử dụng địa điểm.

Nộp hồ sơ sát thời hạn cũng gây rủi ro. Nếu tài liệu thiếu hoặc cần điều chỉnh, doanh nghiệp có thể không còn đủ thời gian hoàn thiện.

Tên chương trình, địa điểm, thời gian, nghệ sĩ và nội dung phải thống nhất. Thay đổi sau khi được chấp thuận hoặc đã gửi thông báo cũng cần được kiểm tra để xác định có phải cập nhật hồ sơ không.

Checklist chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

• Xác định đơn vị đứng tên tổ chức
• Phân loại chương trình
• Kiểm tra quyền sử dụng địa điểm
• Rà soát hoạt động biểu diễn
• Kiểm tra yếu tố triển lãm
• Xác định chương trình có phải họp báo không
• Rà soát nội dung quảng cáo
• Kiểm tra ảnh hưởng đến giao thông
• Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng
• Hoàn thiện phương án an toàn
• Kiểm tra hồ sơ thực phẩm
• Xác định đúng cơ quan tiếp nhận
• Nộp hồ sơ trước thời hạn
• Theo dõi yêu cầu bổ sung
• Kiểm tra thủ tục điều chỉnh
• Lưu văn bản tại khu vực điều hành

Tổ chức sự kiện ngoài trời tại Trung Tâm Tiệc Cưới Cung Xuân

Khách hàng muốn tổ chức chương trình tại sân khấu Cánh Diều nên cung cấp ngày tổ chức, số lượng khách, kịch bản, danh sách tiết mục, quy mô sân khấu và thiết bị dự kiến. Những thông tin này giúp các bên xác định điều kiện vận hành của địa điểm.

Trung Tâm Tiệc Cưới Cung Xuân có thể cung cấp thông tin về mặt bằng, thời gian thi công, nguồn điện và quy định tại địa điểm. Doanh nghiệp vẫn cần chủ động xác định giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời thuộc trách nhiệm của mình, trừ khi hai bên có thỏa thuận hỗ trợ cụ thể.

Khách hàng nên đặt lịch khảo sát sân khấu Cánh Diều trước khi hoàn thiện hồ sơ. Việc thống nhất mặt bằng và kịch bản từ sớm giúp hạn chế thay đổi về địa điểm, sân khấu và nội dung.

FAQ

Mọi sự kiện ngoài trời đều phải xin giấy phép phải không?

Không. Thủ tục phụ thuộc vào nội dung, địa điểm, chủ thể và những hoạt động cụ thể trong chương trình.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời ở đâu?

Cơ quan tiếp nhận phụ thuộc vào loại thủ tục và địa điểm tổ chức. Doanh nghiệp nên kiểm tra trên Cổng Dịch vụ công hoặc tại bộ phận một cửa trước khi nộp.

Tổ chức họp báo cần thông báo trước bao lâu?

Theo Điều 41 Luật Báo chí, thông báo phải được gửi trước ít nhất 24 giờ. Ban tổ chức nên chuẩn bị sớm hơn để có thời gian xử lý thiếu sót.

Hồ sơ biểu diễn nghệ thuật phải nộp trước bao lâu?

Trường hợp phải xin chấp thuận thường có mốc ít nhất bảy ngày làm việc. Hoạt động thuộc diện thông báo thường có mốc ít nhất năm ngày làm việc.

Triển lãm ảnh ngoài trời cần giấy tờ gì?

Hồ sơ có thể gồm đơn đề nghị, danh sách tác phẩm, bản ảnh và văn bản đồng ý của chủ địa điểm. Thành phần cụ thể cần đối chiếu quy định về hoạt động nhiếp ảnh.

Trung Tâm Tiệc Cưới Cung Xuân có hỗ trợ thông tin hồ sơ không?

Khách hàng có thể trao đổi để nhận thông tin về mặt bằng và điều kiện vận hành. Phạm vi hỗ trợ thủ tục cần được xác nhận theo từng chương trình.

Kết luận

Giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời là cách gọi chung cho nhiều thủ tục chấp thuận, thông báo và hồ sơ chuyên ngành. Ban tổ chức cần phân loại chính xác hoạt động biểu diễn, triển lãm, họp báo, quảng cáo, sử dụng không gian công cộng và các yêu cầu an toàn. Nếu dự kiến tổ chức tại sân khấu Cánh Diều, khách hàng có thể liên hệ Trung Tâm Tiệc Cưới Cung Xuân để khảo sát mặt bằng và thống nhất điều kiện vận hành trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Thông tin liên hệ 

• Trung tâm Sự kiện và Tiệc cưới Cung Xuân
• Địa chỉ: Số 1 Võ Thị Sáu, Hai Bà Trưng, Hà Nội. 
• Hotline: 0915 092 066
• Website: https://cungxuan.vn/